Derek CalderónTres tiendas, un solo inventario.
Un sistema a medida para saber, en cualquier momento, cuánta mercadería hay, en qué tienda está y quién la movió. Ventas, traslados, conteos y finanzas en un mismo lugar.
Un vendedor pide mercadería a otra tienda, la administración lo autoriza y el stock se mueve.
¿Cuánto tenemos, dónde está y quién lo movió?
Con una sola tienda, el dueño sabe lo que hay en la estantería. Con tres, la mercadería empieza a moverse: lo que falta en una sucursal sobra en otra, y cada traslado, cada venta y cada cambio de precio pasa por manos distintas.
Sin un registro común, esas preguntas solo se contestan llamando a cada tienda o contando a mano. Y lo que más importa al negocio, cuánto se gana, cuánto dinero está parado en inventario y qué tienda rinde más, queda fuera de vista.
El reto no era hacer un sistema de ventas. Era que el inventario de tres lugares se comportara como uno solo, sin perder de vista en cuál está cada pieza.
Cada pieza pertenece a una tienda, y cada movimiento tiene dueño.
Sin el sistema
- Para saber si otra tienda tiene un producto, hay que preguntar.
- La mercadería cambia de sucursal sin que nadie lo apruebe.
- Un producto nuevo puede entrar a la venta con el precio equivocado.
- Las diferencias de inventario se descubren tarde y no se sabe cuánto valen.
Con el sistema
- El stock de las tres tiendas se ve junto o por separado, al momento.
- El vendedor solicita el traslado y la administración lo autoriza.
- Lo que crea un vendedor espera validación antes de venderse.
- El conteo físico termina en un reporte en quetzales y un ajuste con firma.
De la apertura al cierre, con el mismo inventario.
Elige su tienda
El vendedor entra y trabaja solo con el stock de su sucursal.
Vende
Cada venta descuenta del stock al instante, con su método de pago.
Pide un traslado
Solicita la mercadería a otra tienda, sin moverla todavía.
Autoriza
Revisa, aprueba y el stock pasa de una tienda a la otra.
Cuenta y ajusta
El conteo físico muestra cuánto falta, en dinero, y se corrige con firma.
Dos roles, tres tiendas, un sistema.
Ve su tienda, no todo el negocio.
Al iniciar sesión elige la sucursal donde trabaja ese día. Desde ahí ve su inventario, sus ventas y sus alertas de stock bajo, también desde el teléfono. Lo que no le toca, no le aparece.
Nadie vende lo que ya no está en la estantería.
Si dos vendedores intentan vender la última pieza al mismo tiempo, solo una venta pasa. El sistema revisa el stock en el momento de guardar, no cuando se abrió la pantalla, así el inventario nunca queda en negativo.
Otro vendedor se lleva la última vajilla y la segunda venta se rechaza.
Quien propone no autoriza.
El traslado que pide un vendedor nace pendiente y no toca el inventario. La administración lo ve en su panel, lo autoriza o lo rechaza, y solo entonces la mercadería cambia de tienda. Si se anula, regresa a su origen.
"Faltan cosas" se vuelve una cifra en quetzales.
Al abrir un conteo, el sistema toma una foto del stock esperado. Se puede contar a ciegas, sin ver lo que debería haber. Al cerrar, el reporte dice qué falta y cuánto vale, y el ajuste solo se aplica si la administración confirma con su contraseña.
Del conteo al reporte de diferencias y el ajuste confirmado.
Cuánto se gana, por tienda y por forma de pago.
Ganancia, capital parado en inventario, descuentos y ventas por método de pago, de hoy, de la semana o de cualquier rango. Se puede ver el negocio completo o una sola sucursal, y exportar el inventario a PDF.
Decisiones pensadas para el negocio, no para el currículum.
El stock pertenece a una tienda, no a un producto.
La primera versión tenía un solo número por producto. Al día siguiente lo separé por sucursal: sin eso no hay traslados, ni conteos, ni alertas que tengan sentido.
La regla vive en el servidor, no en la pantalla.
La pantalla ayuda a no pasarse del stock, pero quien decide es el servidor, en el momento de guardar. Dos vendedores a la vez no pueden vender la misma pieza.
Quien propone no autoriza.
Traslados y productos nuevos que crea un vendedor esperan a la administración. Es control sin burocracia: un paso más para el vendedor, menos errores de precio y de mercadería.
Corregir el inventario exige firma.
Un ajuste por conteo cambia el valor del negocio, así que pide la contraseña de quien lo aplica y queda registrado como tal.
Todo cambio deja rastro, sin depender de acordarse.
Cada venta, traslado, cambio de precio o ajuste queda en una bitácora con quién, cuándo, en qué tienda y qué valor tenía antes. Se registra solo, en todo el sistema.
Cabe en el tamaño del negocio.
Una sola aplicación y un servidor propio, sin piezas extra que pagar ni vigilar. Empecé en una plataforma administrada y lo moví a un servidor que controlo para tener la versión y la configuración que el sistema necesitaba.
El negocio completo, o una tienda a la vez.
Las capturas y los videos usan datos de demostración levantados en local: sucursales, productos, personas y montos son ficticios. En el video de la venta, el aviso de stock insuficiente se hizo visible para la demostración; el rechazo lo hace el sistema real.