Derek CalderónDiecisiete sedes, y nadie que pregunte se queda sin respuesta.
Una plataforma nueva para una universidad con presencia en todo el país. Cada sede publica lo suyo sin esperar a nadie, un asistente con IA atiende a quien quiere estudiar, y la inscripción se hace en línea. El proyecto está en progreso: va al 60 %.
Recorrido por el sitio en su estado actual: facultades, mapa de sedes, una sede y la sede virtual.
Una universidad en todo el país, con un sitio que dependía de una sola oficina.
La universidad tiene 17 sedes en 15 departamentos. Su sitio estaba en WordPress y lo manejaba un equipo central. Para cambiar un horario o publicar una noticia, cada sede tenía que pedirlo y esperar.
Eso era solo la parte visible. En época de inscripciones, el WhatsApp se desbordaba: muchas personas preguntando lo mismo, a la misma hora, y pocas manos para contestar.
Una persona que pregunta por una carrera y no recibe respuesta, se inscribe en otro lado. Cada mensaje sin contestar es un estudiante que no llega.
No era cambiar de WordPress. Era poder atender a más personas.
Antes
- Cada sede pedía sus cambios a la oficina central y esperaba.
- En inscripciones, el WhatsApp recibía más preguntas de las que se podían contestar.
- La misma pregunta se respondía a mano, una y otra vez.
- Inscribirse significaba ir a la sede y llenar el formulario ahí.
Ahora
- Cada sede publica sus horarios, noticias y oferta, sin tocar lo de las demás.
- Un asistente responde al instante, de día y de noche, en la web y en WhatsApp.
- Las personas del equipo solo atienden lo que de verdad necesita a una persona.
- La inscripción empieza en línea y sale con su formulario listo.
17 sedes. Una sola plataforma para atenderlas a todas.
- Cada sede con su propia página y su propio equipo.
- Un asistente que responde por todas al mismo tiempo.
- Una sola bandeja para las preguntas de todo el país.
Más personas atendidas con el mismo equipo. Ese es el camino a más estudiantes.
De una pregunta a una inscripción.
Encuentra
Llega al sitio y ve la sede que le queda más cerca y lo que ofrece.
Pregunta
El asistente le responde con la información que la universidad publicó.
Habla con alguien
Si hace falta una persona, la conversación pasa al equipo con todo el contexto.
Se inscribe
Llena el formulario guiado y lo lleva listo a su sede.
El sitio, el asistente y el panel trabajan juntos.
Así funciona hoy, con el proyecto al 60 %. Estas piezas ya existen y se siguen puliendo.
Su sede más cercana, a un toque.
El sitio muestra las sedes en un mapa del país y cada una tiene su propia página, con sus carreras, horarios y noticias. Está pensado primero para el teléfono, que es desde donde entra la mayoría.
Cada sede tiene su propia página, empezando por la central.
La sede central de Quetzaltenango es la más grande. Su página muestra el campus, las carreras que ofrece y sus noticias. Las otras 16 sedes tienen la misma estructura, cada una con su información.
La página de la sede central de Quetzaltenango.
Responde al instante, con datos de la universidad.
Carreras, pensum, becas, horarios: el asistente contesta en la web y en WhatsApp usando solo lo que la universidad tiene publicado. Atiende a muchas personas a la vez, también fuera de horario.
Una persona pregunta por carreras, pensum y becas.
Una sola bandeja, y solo los casos que necesitan a una persona.
Cuando el asistente no tiene el dato, o la persona pide hablar con alguien, la conversación pasa a una bandeja donde están juntos el chat de la web y el WhatsApp. Quien la toma ve todo lo que ya se habló.
Empieza desde casa y llega lista a la sede.
Un formulario guiado, paso a paso, que revisa el número de documento mientras se escribe y guarda el avance. Al final entrega el formulario de inscripción listo para imprimir o presentar.
La inscripción guiada, hasta el formulario generado.
Publica lo suyo, sin esperar a nadie.
Un panel en español sencillo, hecho para secretarías y no para técnicos. Se edita, se ve cómo va a quedar y se publica. Cada cambio queda en un historial y se puede deshacer.
Editar, revisar la vista previa, publicar y ver el cambio en el historial.
Crecer en atención sin crecer en desorden.
El asistente solo dice lo que la universidad publicó.
No improvisa. Responde con la información del sitio, y cuando una sede actualiza un dato, el asistente lo usa a los pocos minutos.
Si no sabe, lo dice y pasa a una persona.
Ante una pregunta sin dato confirmado, como el valor de una mensualidad, no inventa una cifra: pide el contacto y avisa al equipo. Una respuesta equivocada cuesta más que una espera corta.
Cada sede cambia lo suyo, y solo lo suyo.
Quien administra una sede no ve ni toca las demás, y nadie puede dar a otra persona más permisos de los que tiene. Se reparte el trabajo sin perder el control.
Nada se publica a medias.
Los cambios se guardan como borrador, se revisan en una vista previa y salen todos juntos. Si algo quedó mal, se vuelve a la versión anterior.
Un panel que cualquiera puede usar.
Si publicar una noticia requiere capacitación, las sedes vuelven a depender de alguien más. Por eso el panel usa palabras de todos los días y muestra solo lo que cada persona necesita.
Si una pieza falla, lo demás sigue.
Si el servicio de mensajes en vivo se cae, la bandeja sigue funcionando un poco más lento. Un mensaje de WhatsApp nunca se procesa dos veces ni se pierde.
Lo que ya está construido.
El proyecto va al 60 %. Estas secciones del sitio público ya están hechas; el contenido que se ve es de demostración.
El panel y el asistente, por dentro.
El proyecto está en progreso, al 60 %: todavía no está en manos de todas las sedes y por eso no hay cifras de resultados. Las capturas y los videos usan datos de demostración: las carreras, nombres, noticias y conversaciones son ficticios, y las respuestas del asistente que se ven son ejemplos preparados.
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